Заранее покупайте билеты на самолёт/поезд и бронируйте проживание

Если у вас ограниченный бюджет, раннее бронирование позволит рассмотреть больше вариантов по выгодным ценам. Ближе к дате поездки и билеты, и отели будут значительно дороже. 

Почему важно. Чем позже вы занимаетесь билетами и отелем, тем меньше вариантов для комфортных вариантов остаётся. При этом на ранних этапах бронирования больше шансов подобрать прямой рейс и отель в центре или рядом с местами встреч. Прямой рейс сэкономит силы, а удачное расположение отеля позволит планировать время так, чтобы и продуктивно работать, и находить время на отдых.

Подготовьте медицинскую страховку

Страхование для выезда за рубеж может входить в ваш ДМС — в этом случае беспокоиться не стоит. Нужно только уточнить, как получить полис на руки.

Если страховки нет — ничего страшного, её можно оформить и оплатить онлайн за несколько минут. Если компания готова покрыть стоимость, сохраните и распечайте чек. 

Почему важно. Страховка может потребоваться для оформления визы, также в редких случаях её просят предъявить на границе. И самое очевидное — страховка поможет, если в командировке что-то пойдёт не так и придётся обратиться к врачу.

Оформите визу

Если виза уже есть, не будет лишним проверить срок её действия. Бывали истории, когда прямо на паспортном контроле выяснилось, что виза закончилась — приятного мало.

Документы на визу также стоит подавать максимально заранее, чтобы не нервничать, будет ли она готова к сроку или нет. Когда времени мало, можно оформить срочную визу. В этом случае обсудите с руководством покрытие расходов, так как экспресс-виза стоит дороже.

На что обратить внимание при бронировании отеля

Почему важно. Порой кажется, что отелю не стоит уделять много внимания, ведь командировка — она для встреч, семинаров и бизнес-ужинов, отель нужен только для сна. Но это заблуждение мигом рассеивается, когда вы селитесь на шумной улице, в неудачном районе, откуда проблемно добираться примерно до всего, или когда вместо уютного номера получаете не очень симпатичную комнату. 

• Расположение. Лучше ориентироваться на место проведения встреч, чтобы меньше времени тратить на дорогу.

• Питание. Советуем обращать внимание на тарифы с завтраком. Это удобно, когда утром нужно сэкономить немного времени и как следует зарядиться энергией на день. 
• Заезд и выезд. Если приезжаете рано утром или поздно вечером, стоит позаботиться о раннем заезде/позднем выезде. Как оформить такую услугу на B2B.Ostrovok, рассказывали здесь. 
• Трансфер. Возможно, трансфер окажется выгоднее, чем такси, особенно если вас несколько человек. Некоторые отели предосталяют эту услугу бесплатно. 
• Парковка. Этот момент стоит учесть, если будете арендовать авто. Лучше заранее уточнить наличие и стоимость парковки при бронировании. 
• Сейф. В командировках не обойтись без ноутбука и/или айпада, так что важно позаботиться о хранении техники. Советуем заранее уточнить, какие опции для хранения ценных вещей есть в отеле и сколько они стоят. О том, как хранить вещи в отеле, рассказывали в отдельной статье.

Позаботьтесь о документах

Если рассчитываете на компенсацию от руководства, не выбрасывайте чеки, будь то транспортные расходы, расходы на связь или другие траты.

Чтобы получить закрывающие документы на B2B.Ostrovok, нужно просто зайти в «Личный кабинет» и скачать необходимые файлы.

Что пригодится в командировке

• Портативная зарядка. Нет ничего более раздражающего, чем внезапно разрядившийся смартфон. Особенно когда нужно вызвать такси или посмотреть карту.
• Портативный роутер. На случай непредвиденного отключения интернета в отеле и на встрече.
• Пропуски и биеты: рабочий пропуск, билеты на мероприятия (например, если едете на конференцию).
• Ксерокопии документов: паспорта, страховки, прав и других важных документов.
• Аптечка.

В целом ничего сложного в подготовке к командировке нет. При планировании вам помогут инструменты B2B.Ostrovok, а если возникнут вопросы, всегда можете обратиться к вашему куратору — он поможет разобраться. 

Больше о B2B.Ostrovok